1 — L’événement et le lieu
Notez la date, la commune, le nom et l’adresse du lieu, le type d’événement et l’espace intérieur ou extérieur. Vous pouvez envoyer un premier message même si tout n’est pas arrêté, en distinguant les décisions prises des pistes encore ouvertes.
2 — Le moment que vous imaginez
Décrivez la séquence, son rôle dans le programme et l’intention visuelle. Indiquez si vous avez une préférence pour un portatif ou des jets fixes, sans la considérer comme une validation technique. Le nombre d’appareils pourra évoluer avec l’étude.
3 — Les interlocuteurs et horaires
Rassemblez le contact du lieu, celui de la régie et celui qui décide du budget. Précisez les plages de montage, d’exploitation et de reprise. Signalez les changements possibles de programme ou d’emplacement.
4 — Une proposition qui se relit facilement
Vérifiez que la réponse distingue matériel, références, gaz, accessoires, installation, opérateur, trajets, durée, caution et fiscalité. Une demande transmise ne devient une réservation qu’après les confirmations et accords écrits nécessaires.